Wat is UBL en wat kan ik ermee?

0
174
UBL en facturatie kmo

De administratieve rompslomp hoort ook bij het ondernemen. Maar er zijn gelukkig hier en daar wel middeltjes om de pijn te verzachten. Zo ook voor de boekhouding van uw onderneming …

Elektronische facturen. E-facturering.

Vele bedrijven en KMO’s denken dat ze elektronisch factureren door een factuur in Adobe PDF-formaat aan de klant te sturen. Dat kan dan vele jaren geleden zo gezien zijn. Maar ondertussen hanteren we toch een andere manier. Want al enkele jaren bestaat er een bestandsformaat (UBL) die het factureren de komende jaren een pak eenvoudiger zal maken.

Wat is UBL?

Om even kort technisch te gaan :
UBL (Universal Business Language). Een soort gemeenschappelijke facturatietaal. Kwestie van elkaar goed te begrijpen.

E-FFF is een standaard voor elektronisch factureren. Deze standaard is afgesproken tussen verschillende softwarehuizen (zoals makers van boekhoudprogramma’s). E-FFF is op zijn beurt gebaseerd op de Europese UBL-norm.
UBL zelf is een soort XML-bestand met verschillende genormaliseerde velden

Omdat UBL vrij uitgebreid is en in merendeel van de facturatieomgevingen eigenlijk te uitgebreid is heeft men E-FFF op tafel gebracht.

Zoals je dus al door had : E-FFF is een soort gestripte versie van UBL

Als u er zich echt eens wil in verdiepen is dit al een goede Belgische website : http://www.e-fff.be/NL/efffBelgique.php

Wat kan ik met UBL en E-FFF?

Om u meteen even “in the mood” te brengen.

– Het kan uw bedrijf veel tijd en kosten besparen.
– Voorheen was factureren heel arbeidsintensief.
– Uw facuratie wordt automatisch verwerkt in de boekhouding.
– Er zijn al veel software pakketten die UBL al hanteren.
In Nederland is het gebruik van UBL bij facturatie vanaf 2017 zelfs verplicht.
Kortom : een noodzakelijke investering die zichzelf in de toekomst zal terugbetalen.

Wat maakt UBL zoveel beter dan standaard factureren?

Om dat duidelijk te maken even een vergelijking voor/na.

a/ Facturatie uit het verleden :

    • Leverancier maakt factuur op, drukt die af en stuurt die op per post.
    • Soms verzending per e-mail. Al dan niet manueel.
    • Factuur komt bij klant per post of e-mail binnen. Hopelijk op de juiste dienst. Eventueel uitprinten dus noodzakelijk.
    • Factuurgegevens moeten manueel ingegeven worden om in de boekhouding te kunnen verwerken

b/ Het heden en de toekomst : e-factureren (ook e-invoicing genoemd)

Voordelen voor uw bedrijf

    • Elektronische facturen geven een aanzienlijke kostenbesparing
    • Tijdrovende manuele handelingen worden tot minimum beperkt.
    • Het is niet meer nodig facturen af te drukken en in enveloppen te stoppen.
    • Geen kosten voor het posten dus nog een bijkomende besparing.
    • De e-invoice software doet de nodige checks. Dus ook dat kan op zich besparing of meerinkomst geven die u anders gemist had. En dit zonder extra tijd en moeite.
    • Het kan een belangrijke element worden van uw online ondernemen.

Vanaf 1 januari 2017 verwacht onze Belgische overheid van u een e-factuur.

Inderdaad. Als u leverancier wenst te worden voor onze overheidsdiensten zal u zeker aan e-invoicing moeten doen. En liever vandaag dan morgen.

Voor informatie e-factureren (e-invoicing) overheid en hun informatiesessies : https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers
Het is de ambitie van de overheid om tegen 2020 e-facturering als de standaard te hebben in Europa.

En als afsluitertje een filmpje over de voordelen van een e-factuur : http://www.efactuur.belgium.be/

Tijd dus om ook dit compartiment van de digitale trein te bezoeken als u er nog niet bent geweest?

 

LAAT EEN REACTIE ACHTER